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# 授予聯絡人客戶入口網站存取權

> 允許客戶聯絡人登入 Gorelo 客戶入口網站，並透過聯絡人標籤以及專案、表單與文件的分享，控制每個人可以看到的內容。

Gorelo 中的任何[聯絡人](https://help.gorelo.io/zh/contacts-overview.md)都可以使用其聯絡人紀錄上的電子郵件地址登入[客戶入口網站](https://help.gorelo.io/zh/client-portal.md)。無需另外設定入口網站帳戶或授權。每位聯絡人可以看到的內容，取決於你套用的聯絡人標籤以及你與他們分享的項目。

## 開始之前

建立聯絡人時，Gorelo 不會寄送歡迎或邀請電子郵件。若要讓聯絡人使用入口網站，你需要：

**1. 建立聯絡人**

確認此人已建立為聯絡人，並設有 **Primary Email** 與正確的 **Client**。若要手動新增，請參閱[將聯絡人指派給客戶](https://help.gorelo.io/zh/assign-contact-to-client.md#associate-tickets-with-contacts)。

若要一次新增多位聯絡人，請[匯入 CSV 檔案](https://help.gorelo.io/zh/contacts-overview.md#import-contacts)、[透過 CIPP 同步已授權的 Microsoft 365 使用者](https://help.gorelo.io/zh/contacts-overview.md#microsoft-365-sync-via-cipp)，或使用 [Gorelo API](https://help.gorelo.io/zh/api-overview.md)。

**2. 分享你的入口網站網址**

在 **Settings** > **Portal** 中找到你的入口網站位址。請自行將此網址寄給客戶，例如透過新客戶導入電子郵件、工單回覆或你的電子郵件簽名。

**3. 聯絡人登入**

在登入頁面上，聯絡人可以選擇 **Microsoft 365** 單一登入（SSO），或輸入電子郵件地址以接收魔法連結。他們使用的電子郵件必須與其聯絡人紀錄上的 **Primary Email** 相符。

> [!NOTE]
>
> 入口網站僅透過電子郵件地址辨識聯絡人。如果有人使用不在任何聯絡人紀錄上的地址登入，就不會收到魔法連結，且入口網站不會顯示任何資料。

## 聯絡人預設可以看到的內容

沒有任何入口網站標籤的新聯絡人可以：

* 提交新工單。
* 檢視自己為請求者，或被新增為 Cc、第三方或核准聯絡人的工單。
* 檢視這些工單的工單摘要報表。
* 下載你的 Quick Connect 遠端支援工具。
* 開啟你已發佈至入口網站（針對其客戶或所有客戶）的文件並填寫表單。

此預設層級適合大多數只需要提出並追蹤自己工單的終端使用者。

## 為每位聯絡人選擇合適的存取權

請使用下表決定要授予哪些權限。標籤是依聯絡人套用的，因此你可以讓主管擁有完整可見度，而其他員工維持預設檢視。

| 若要讓聯絡人看到 | 請執行 | 範圍 |
| - | - | - |
| 其客戶的所有工單 | 新增 `Portal - All Tickets` 標籤 | 依聯絡人 |
| 資產摘要與保固資訊 | 新增 `Portal - All Assets` 標籤 | 依聯絡人 |
| 其客戶的發票 | 新增 `Portal - All Invoices` 標籤 | 依聯絡人 |
| 剩餘的包時或限時工時 | 在合約上開啟 **Show in Client Portal** | 依合約 |
| 專案及其任務 | 將聯絡人新增至專案的 **Shared with** 欄位 | 依專案 |
| 表單 | 在表單上開啟 **Allow in portal** | 依客戶或所有客戶 |
| 文件 | 在文件上開啟 **Publish to Portal** | 依客戶或所有客戶 |

### 為聯絡人新增入口網站標籤

1. 開啟[聯絡人清單](https://app.gorelo.io/crm/contact-list)並選取聯絡人。
2. 在 **Contact Tags** 中，選取一或多個入口網站標籤。
3. 儲存聯絡人。

![Contact Tags 選單，顯示 Portal - All Assets、Portal - All Invoices 與 Portal - All Tickets 標籤](https://mintcdn.com/gorelo/Axn6NZsabvGJGJTP/images/client-portal/portal-contact-tags.png?fit=max\&auto=format\&n=Axn6NZsabvGJGJTP\&q=85\&s=2b8b5131ea7c0459b80fc961ee9603c1)

各標籤提供以下存取權：

* **`Portal - All Tickets`：** 聯絡人可以看到屬於其客戶的每張工單。工單摘要報表也會涵蓋該客戶的所有工單。
* **`Portal - All Assets`：** 聯絡人可以看到其客戶的資產摘要報表，包括裝置健康狀態與保固資訊。
* **`Portal - All Invoices`：** 聯絡人可以看到該客戶過去三個月內已核准及已付款的發票。若沒有此標籤，即使是帳務聯絡人，發票區段也會保持隱藏。

### 在發票上顯示剩餘工時

對於採用[限時或包時合約](https://help.gorelo.io/zh/set-a-labor-rate.md)的客戶，你可以在入口網站的發票清單上顯示他們的剩餘工時。

1. 開啟合約。
2. 在 **Labor** 區段中，開啟 **Show in Client Portal**。
3. 儲存合約。

![合約的人工區段，Limited Hours 合約類型旁的 Show in Client Portal 切換開關](https://mintcdn.com/gorelo/Axn6NZsabvGJGJTP/images/client-portal/portal-contract-remaining-hours.png?fit=max\&auto=format\&n=Axn6NZsabvGJGJTP\&q=85\&s=01e83d5613718c1c78ac72b34d50359c)

具有 `Portal - All Invoices` 標籤的聯絡人隨後即可在發票清單上看到剩餘工時。

### 分享專案

[專案](https://help.gorelo.io/zh/projects.md)需逐一分享。將聯絡人新增至每個他們需要追蹤的專案。

1. 開啟專案。
2. 在右側的專案詳細資料中，於 **Shared with** 選取聯絡人。
3. 儲存專案。

![專案詳細資料面板，已醒目標示 Shared with 欄位](https://mintcdn.com/gorelo/Axn6NZsabvGJGJTP/images/client-portal/portal-project-shared-with.png?fit=max\&auto=format\&n=Axn6NZsabvGJGJTP\&q=85\&s=82fcd6d640341cf7f4e09e672480ea47)

聯絡人現在可以在入口網站中追蹤專案的進度與任務。

### 發佈表單

1. 開啟 [**Forms**](https://app.gorelo.io/form/form-list) 並選取表單。
2. 選取 **Settings** 分頁。
3. 你也可以選取 **Client**，將表單限制為僅供該客戶的聯絡人使用。
4. 選取 **Allow In Portal**，然後點選 **Save Changes**。

![表單設定分頁，已醒目標示 Client 欄位與 Allow In Portal 選項](https://mintcdn.com/gorelo/Axn6NZsabvGJGJTP/images/client-portal/portal-form-allow-in-portal.png?fit=max\&auto=format\&n=Axn6NZsabvGJGJTP\&q=85\&s=5c4d6c2666c8aa3648b7cc5508a4f4be)

如果你將 **Client** 留空，入口網站中的每位聯絡人都會看到該表單。如需更多詳細資訊，請參閱[發佈表單](https://help.gorelo.io/zh/publish-form.md)。

### 發佈文件

1. 開啟[文件](https://help.gorelo.io/zh/documents-overview.md)。
2. 點選三點選單。
3. 開啟 **Publish to Portal**。

![文件的三點選單，已醒目標示 Publish to Portal 切換開關](https://mintcdn.com/gorelo/Axn6NZsabvGJGJTP/images/client-portal/portal-doc-publish.png?fit=max\&auto=format\&n=Axn6NZsabvGJGJTP\&q=85\&s=1699f1788e93a8c4debde6282090af9a)

歸檔於特定客戶下的文件，僅該客戶的聯絡人可以看到。歸檔於你自己組織下的文件，入口網站中的所有聯絡人都可以看到。

> [!TIP]
>
> 若要將單一文件分享給非聯絡人，請改為開啟 **Public Link**。任何持有該連結的人都可以在不登入的情況下開啟文件。

## 存取設定範例

<table>
  <colgroup>
    <col width="25%" />

    <col width="35%" />

    <col width="40%" />
  </colgroup>

  <thead>
    <tr>
      <th>角色</th>
      <th>入口網站標籤</th>
      <th>其他設定</th>
    </tr>
  </thead>

  <tbody>
    <tr>
      <td>只提出工單的員工</td>
      <td>無</td>
      <td>無。他們可以提交工單並追蹤自己參與的工單。</td>
    </tr>

    <tr>
      <td>負責督導所有 IT 請求的辦公室經理</td>
      <td><ul><li>`Portal - All Tickets`</li><li>`Portal - All Assets`（選用）</li></ul></td>
      <td>如果他們也需追蹤裝置與保固，請新增 `Portal - All Assets`。</td>
    </tr>

    <tr>
      <td>財務聯絡人</td>
      <td><ul><li>`Portal - All Invoices`</li></ul></td>
      <td>對於包時或限時合約，請在合約上開啟 **Show in Client Portal**。</td>
    </tr>

    <tr>
      <td>共同管理或內部 IT 負責人</td>
      <td><ul><li>`Portal - All Tickets`</li><li>`Portal - All Assets`</li><li>`Portal - All Invoices`</li></ul></td>
      <td>分享相關專案。如果他們需要直接在 Gorelo 內工作，則需要共同管理席位，而非入口網站存取權。</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

## 疑難排解

> **我的客戶從未收到歡迎電子郵件**
>
> Gorelo 不會寄送歡迎或邀請電子郵件。請自行將你的入口網站網址寄給聯絡人。他們可以透過 SSO 登入，或從登入頁面請求魔法連結。

> **沒有收到魔法連結電子郵件**
>
> 請確認此人輸入的電子郵件地址與其聯絡人紀錄上的 **Primary Email** 完全相符。如果該地址沒有對應的聯絡人，Gorelo 就不會寄送連結。也請他們檢查垃圾郵件或隔離資料夾。

> **聯絡人已登入，但什麼都看不到**
>
> 這通常表示他們用來登入的地址不屬於任何聯絡人。當此人的 Microsoft 365 SSO 登入地址與其聯絡人紀錄上的電子郵件不同時，這種情況很常見。請將該地址新增至聯絡人，或建立聯絡人，然後請他們重新登入。

> **聯絡人看不到我預期的工單、發票或報表**
>
> 請確認聯絡人隸屬於正確的客戶，且具有相符的入口網站標籤。例如，沒有 `Portal - All Tickets` 的聯絡人只能看到自己參與的工單。若沒有 `Portal - All Invoices`，發票區段就不會出現。

> **工單時間顯示錯誤的時區**
>
> 入口網站會以聯絡人瀏覽器或作業系統的時區顯示時間，而非聯絡人紀錄上的時區。請聯絡人檢查其裝置的時區設定。

## 相關頁面

> **[客戶入口網站](https://help.gorelo.io/zh/client-portal.md)**
>
> 了解入口網站提供的功能以及如何套用品牌。

> **[聯絡人的運作方式](https://help.gorelo.io/zh/contacts-overview.md)**
>
> 建立、匯入與同步聯絡人。


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