تُستخدم العقود لفوترة العمالة والمنتجات على أساس متكرر. هناك ثلاثة أقسام تشكّل العقد وتتطلب التكوين: Invoicing وLabor وProducts.
أقسام العقد
- Invoicing
- Labor
- Products
هذا هو المكان الذي تحدد فيه كل ما يتعلق بالفواتير
| القسم | الاستخدام |
|---|---|
| Start Date | ستبدأ تغطية العقد في هذا التاريخ |
| Repeat Period | ستتكرر تغطية العقد وإنشاء الفاتورة بناءً على هذا التردد (شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، سنوي) |
| End Date | ستنتهي تغطية العقد في هذا التاريخ ولن يتم إنشاء فواتير بعد ذلك (اختياري) |
| Invoice Creation (الأيام قبل) | سيتم إنشاء الفاتورة في Start Date وكل شهر بعد ذلك بناءً على فترة التكرار (عند ضبطها على 0). |
| Invoice Due (الأيام بعد) | ستستحق الفاتورة في اليوم الذي يتم فيه إنشاؤها عند ضبطها على 0. |
| Invoice Template | سيتم إنشاء ملف PDF للفاتورة بناءً على هذا التحديد. انتقل إلى Settings —> Billing —> Invoice Template للإنشاء والتخصيص |
| Invoice Email Template | سيستند البريد الإلكتروني للفاتورة المرسل إلى جهات الاتصال المحددة على هذا التحديد. انتقل إلى Settings —> Email —> Settings وحرّر عنوان بريد الفاتورة. يمكنك بعد ذلك الإنشاء والتخصيص عبر علامة التبويب Email Template Management. |
| Xero Branding Theme (لـ Xero فقط) | حدد سمة العلامة التجارية المستخدمة في Xero — يتيح ذلك المدفوعات التلقائية عبر مزودي خدمة خارجيين، مثل Payrix وPinch |
| Reference | اسم الفاتورة — يمكن استخدام حقول القالب هنا مثل billingmonth وcontractgroupname وlocationname. |
| Auto Approve & Send | سينشئ العقد مسودة فاتورة عند إيقاف هذا الخيار (افتراضي). فعّله واختر جهات اتصال لجعل العقد ينشئ الفاتورة تلقائيًا ويرسلها إلى جهة الاتصال ويتزامن مع Xero/QBO. |
أمثلة على إنشاء الفاتورة
- مثال 1: Start Date 1 يناير 2025 مع Repeat Period Monthly و Invoice Creation 0 أيام قبل — ستبدأ فترة التغطية الثانية في 1 فبراير 2025 وسيتم إنشاء الفاتورة في 1 فبراير 2025
- مثال 2: Start Date 1 يناير 2025 مع Repeat Period Monthly و Invoice Creation 7 أيام قبل — ستبدأ فترة التغطية الثانية في 1 فبراير 2025 وسيتم إنشاء الفاتورة في 25 يناير 2025
أمثلة على استحقاق الفاتورة
- مثال 1: Start Date 1 يناير 2025 مع Repeat Period Monthly و Invoice Creation 0 أيام قبل و Invoice Due 0 أيام بعد — ستبدأ فترة التغطية الثانية في 1 فبراير 2025، وسيتم إنشاء الفاتورة في 1 فبراير 2025 وستستحق الفاتورة في 1 فبراير 2025
- مثال 2: Start Date 1 يناير 2025 مع Repeat Period Monthly و Invoice Creation 0 أيام قبل و Invoice Due 7 أيام بعد — ستبدأ فترة التغطية الثانية في 1 فبراير 2025، وسيتم إنشاء الفاتورة في 1 فبراير 2025 وستستحق الفاتورة في 8 فبراير 2025
- مثال 3: Start Date 1 يناير 2025 مع Repeat Period Monthly و Invoice Creation 7 أيام قبل و Invoice Due 7 أيام بعد — ستبدأ فترة التغطية الثانية في 1 فبراير 2025، وسيتم إنشاء الفاتورة في 25 يناير 2025 وستستحق الفاتورة في 1 فبراير 2025
أمثلة على حالات الاستخدام
يحتوي الجدول التالي على البنود القابلة للفوترة التي تناسب الإعداد بشكل أفضل:| إعداد العقد | البنود |
|---|---|
| تخصص رصيد وقت مرة واحدة وتخصم منه الساعات |
|
| تفوتر مبلغًا ثابتًا كل شهر بصرف النظر عن الساعات المستهلكة |
|
| تفوتر بناءً على الساعات فقط، دون أي منتج |
|
كيف يمكنني فوترة مبلغ ثابت بصرف النظر عن الساعات؟
كيف يمكنني فوترة مبلغ ثابت بصرف النظر عن الساعات؟
لفوترة مبلغ ثابت دون تتبع الساعات، فكر في إعداد منتج متكرر.