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合約用於以定期方式對人工與產品開立發票。合約由三個區段組成且都需要設定：Invoicing、Labor 與 Products。

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合約區段

這裡定義所有與發票相關的內容
區段用途
Start Date合約涵蓋從此日期開始
Repeat Period合約涵蓋與發票建立依此頻率重複（Monthly、Quarterly、Half-yearly、Yearly）
End Date合約涵蓋在此日期結束，且不再建立發票（可選）
Invoice Creation（之前幾天）發票會在 Start Date 建立，並依重複週期每月建立（當設為 0 時）。
Invoice Due（之後幾天）當設為 0 時，發票在產生當天到期。
Invoice Template發票 PDF 會根據此選擇建立。
前往 Settings —> Billing —> Invoice Template 建立與自訂
Invoice Email Template寄送給所選聯絡人的發票郵件會根據此選擇。
前往 Settings —> Email —> Settings 並編輯你的 Invoice 電子郵件地址。然後可透過 Email Template Management 分頁建立與自訂。
Xero Branding Theme（僅限 Xero）指定 Xero 中使用的品牌主題 — 這允許透過第三方供應商自動付款，例如 Payrix、Pinch
Reference發票名稱 — 這裡可使用範本欄位，例如 billingmonth、contractgroupname 與 locationname。
Auto Approve & Send當此選項關閉時（預設），合約會建立草稿發票。開啟此選項並選擇聯絡人，合約會自動建立發票、寄送給聯絡人並同步到 Xero/QBO。

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發票建立範例

  • 範例 1：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 0 天前 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 2 月 1 日 產生
  • 範例 2：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 7 天前 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 1 月 25 日 產生

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發票到期範例

  • 範例 1：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 0 天前，Invoice Due 0 天後 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 2 月 1 日 產生並於 2025 年 2 月 1 日 到期
  • 範例 2：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 0 天前，Invoice Due 7 天後 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 2 月 1 日 產生並於 2025 年 2 月 8 日到期
  • 範例 3：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 7 天前，Invoice Due 7 天後 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 1 月 25 日 產生並於 2025 年 2 月 1 日 到期

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使用案例範例

下表列出最適合該設定的可計費項目：
合約設定項目
一次性配發時間餘額並從中扣除時數
  • Block Hours
  • Labor rates
每月計費固定金額，不論花費多少小時
  • Recurring product
嚴格依時數計費，沒有產品
  • Labor rates
若要在不追蹤時數的情況下按固定金額計費，可考慮設定一個定期產品（recurring product）。