合約總覽

合約用於以定期方式對人工與產品開立發票。合約由三個區段組成且都需要設定：Invoicing、Labor 與 Products。

合約區段

Invoicing
Labor
Products

這裡定義所有與發票相關的內容

區段	用途
Start Date	合約涵蓋從此日期開始
Repeat Period	合約涵蓋與發票建立依此頻率重複（Monthly、Quarterly、Half-yearly、Yearly）
End Date	合約涵蓋在此日期結束，且不再建立發票（可選）
Invoice Creation（之前幾天）	發票會在 Start Date 建立，並依重複週期每月建立（當設為 0 時）。
Invoice Due（之後幾天）	當設為 0 時，發票在產生當天到期。
Invoice Template	發票 PDF 會根據此選擇建立。前往 Settings —> Billing —> Invoice Template 建立與自訂
Invoice Email Template	寄送給所選聯絡人的發票郵件會根據此選擇。前往 Settings —> Email —> Settings 並編輯你的 Invoice 電子郵件地址。然後可透過 Email Template Management 分頁建立與自訂。
Xero Branding Theme（僅限 Xero）	指定 Xero 中使用的品牌主題 — 這允許透過第三方供應商自動付款，例如 Payrix、Pinch
Reference	發票名稱 — 這裡可使用範本欄位，例如 billingmonth、contractgroupname 與 locationname。
Auto Approve & Send	當此選項關閉時（預設），合約會建立草稿發票。開啟此選項並選擇聯絡人，合約會自動建立發票、寄送給聯絡人並同步到 Xero/QBO。

發票建立範例

範例 1：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 0 天前 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 2 月 1 日 產生
範例 2：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 7 天前 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 1 月 25 日 產生

發票到期範例

範例 1：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 0 天前，Invoice Due 0 天後 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 2 月 1 日 產生並於 2025 年 2 月 1 日 到期
範例 2：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 0 天前，Invoice Due 7 天後 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 2 月 1 日 產生並於 2025 年 2 月 8 日到期
範例 3：Start Date 為 2025 年 1 月 1 日，Repeat Period 為 Monthly，Invoice Creation 7 天前，Invoice Due 7 天後 — 第二個涵蓋期會在 2025 年 2 月 1 日開始，發票會在 2025 年 1 月 25 日 產生並於 2025 年 2 月 1 日 到期

這裡選擇人工的類型並設定其運作方式。

Unlimited hours

人工完全不設上限（吃到飽類型）。

Auto Approve 會自動核准所有時間記錄，假設你會使用 Contract Profitability 報告監控合約的健康度。
Covered items 定義哪些 work type 與 billing role 的組合會自動被合約涵蓋。
- 範例 1：由技術人員執行的 Remote Support 會被涵蓋 ✅。
- 範例 2：由技術人員執行的 Onsite (Off Hours) 不會被涵蓋，而會流入預設人工費率或其他合約 ❌。

Per hour

人工依指定費率計費。

費率	用途
Use default labor rates	讓你使用預設費率，並可選擇哪些 Work Type 與 Billing Role 的組合會自動被此合約涵蓋。
Use fixed labor rate	讓你設定一個固定費率，會覆寫所選所有 Work Type 與 Billing Role 的組合。
Use custom labor rates	讓你個別覆寫 Work Type 與 Billing Role，並選擇哪些組合會自動被此合約涵蓋。

Block hours（一次性加值）

人工從預先購買的時數區塊扣除。你開立一次發票且不會續訂。

前往 Settings > Billing > Block Hour Templates 並建立你的範本（例如 10 小時的區塊）。
初始的價格與 Block Balance 會流入第一張發票。

區段	用途
Warning Threshold	決定剩餘時數的百分比達到多少時，會出現客戶橫幅。例如：10 小時搭配 20% 閾值，當剩 2 小時時客戶橫幅會出現。
Overrun Threshold	決定當剩餘 0 小時時，是否仍可計費。例如：10 小時搭配 30% 超用，剩餘 0 小時時仍可計費最多 3 小時。下一次區塊時數加值會立即扣除這些超用時數。
Covered Items	定義哪些 Work Type 與 Billing Role 的組合會自動被合約涵蓋。

Limited hours（定期發票）

人工上限為特定時數，超出時則以每小時為單位計費。每月月初續訂。

Allocated hours 區段是你設定合約涵蓋的最大時數的地方。
然後你指定如何計費超出時數（見「Per Hour」）

無人工

合約不包含任何人工部分。當合約僅涵蓋產品或定期費用時，請使用此選項。

使用案例範例

下表列出最適合該設定的可計費項目：

合約設定	項目
一次性配發時間餘額並從中扣除時數	Block Hours Labor rates
每月計費固定金額，不論花費多少小時	Recurring product
嚴格依時數計費，沒有產品	Labor rates
配發固定時數，超出時依小時計費	Limited hours Labor rates

無論多少小時，我要如何按固定金額計費？

若要在不追蹤時數的情況下按固定金額計費，可考慮設定一個定期產品（recurring product）。

收款

自動化週期性帳務

合約區段

發票建立範例

發票到期範例

Unlimited hours

Per hour

Block hours（一次性加值）

Limited hours（定期發票）

無人工

使用案例範例

​合約區段

​發票建立範例

​發票到期範例

​Unlimited hours

​Per hour

​Block hours（一次性加值）

​Limited hours（定期發票）

​無人工

​使用案例範例

合約區段

發票建立範例

發票到期範例

Unlimited hours

Per hour

Block hours（一次性加值）

Limited hours（定期發票）

無人工

使用案例範例