Visió general dels contractes

Utilitzeu els contractes per facturar mà d’obra i productes de forma periòdica. Un contracte té tres seccions que heu de configurar: Invoicing, Labor i Products.

Seccions del contracte

Invoicing
Labor
Products

Aquí és on definiu tot el que està relacionat amb la facturació.

Secció	Ús
Start Date	La cobertura del contracte comença en aquesta data
Repeat Period	La cobertura del contracte i la creació de factures es repeteixen segons aquesta freqüència (Monthly, Quarterly, Half-yearly, Yearly)
End Date	La cobertura del contracte finalitza en aquesta data i deixa de crear factures (opcional)
Invoice Creation (dies abans)	Gorelo crea la factura a la data d’inici i cada mes després segons el període de repetició (quan s’estableix a 0).
Invoice Due (dies després)	La factura venç el dia en què Gorelo la genera quan s’estableix a 0.
Invoice Template	Gorelo crea el PDF de la factura segons aquesta selecció. Aneu a Settings > Billing > Invoice Template per crear-la i personalitzar-la.
Invoice Email Template	Gorelo envia el correu de la factura als contactes seleccionats segons aquesta selecció. Aneu a Settings > Email > Settings i editeu la vostra adreça de correu de factures. Després podeu crear-la i personalitzar-la a la pestanya Email Template Management.
Xero Branding Theme (només per a Xero)	Especifiqueu el tema de marca utilitzat a Xero. Això permet pagaments automàtics mitjançant proveïdors externs, per exemple Payrix o Pinch.
Reference	El nom de la factura. Aquí podeu fer servir camps de plantilla com ara `billingmonth`, `billingyear`, `contractgroupname` i `locationname`.
Auto Approve & Send	El contracte crea una factura en esborrany quan aquest interruptor estigui desactivat (per defecte). Activeu-lo i seleccioneu els contactes perquè el contracte creï automàticament la factura, l’enviï al contacte i la sincronitzi amb Xero/QBO.

Exemples de creació de factures

Exemple 1: Data d’inici de l’1 de gener de 2025 amb un període de repetició Mensual i creació de factura 0 dies abans. El segon període de cobertura comença l’1 de febrer de 2025 i la factura es genera l’1 de febrer de 2025.
Exemple 2: Data d’inici de l’1 de gener de 2025 amb un període de repetició Mensual i creació de factura 7 dies abans. El segon període de cobertura comença l’1 de febrer de 2025 i la factura es genera el 25 de gener de 2025.

Exemples de venciment de factura

Exemple 1: Data d’inici de l’1 de gener de 2025 amb un període de repetició Mensual, creació de factura 0 dies abans i venciment de factura 0 dies després. El segon període de cobertura comença l’1 de febrer de 2025, la factura es genera l’1 de febrer de 2025 i venç l’1 de febrer de 2025.
Exemple 2: Data d’inici de l’1 de gener de 2025 amb un període de repetició Mensual, creació de factura 0 dies abans i venciment de factura 7 dies després. El segon període de cobertura comença l’1 de febrer de 2025, la factura es genera l’1 de febrer de 2025 i venç el 8 de febrer de 2025.
Exemple 3: Data d’inici de l’1 de gener de 2025 amb un període de repetició Mensual, creació de factura 7 dies abans i venciment de factura 7 dies després. El segon període de cobertura comença l’1 de febrer de 2025, la factura es genera el 25 de gener de 2025 i venç l’1 de febrer de 2025.

Aquí és on trieu el tipus de mà d’obra i configureu com funciona.

Un cop definiu el tipus de mà d’obra, no el podeu canviar a un altre tipus, tret que inicialment l’hàgiu definit com a No Labor. Per canviar el tipus de mà d’obra d’un contracte existent, contacteu amb el nostre servei d’atenció al client des de la barra lateral de Gorelo: feu clic a la icona i seleccioneu Contact us.

Hores il·limitades

La mà d’obra és totalment il·limitada (tipus “tot inclòs”).

Auto Approve aprova automàticament totes les entrades de temps, amb la premissa que utilitzeu l’informe Contract Profitability per monitoritzar la salut del contracte.
Covered items defineix quina combinació de tipus de treball i rols de facturació cobreix automàticament el contracte.
- Exemple 1: Remote Support realitzat per un technician estaria cobert ✅.
- Exemple 2: Onsite (Off Hours) realitzat per un technician no estaria cobert. En canvi, passaria a les tarifes de mà d’obra per defecte o un contracte alternatiu ❌.

Per hora

Gorelo factura la mà d’obra a les tarifes que especifiqueu.

Tarifa	Ús
Use default labor rates	Us permet fer servir les tarifes per defecte i, després, triar quines combinacions de tipus de treball i rols de facturació queden cobertes automàticament per aquest contracte.
Use fixed labor rate	Us permet establir una tarifa fixa que sobreescriu totes les combinacions seleccionades de tipus de treball i rols de facturació.
Use custom labor rates	Us permet sobreescriure combinacions individuals de tipus de treball i rols de facturació i triar quines combinacions queden cobertes automàticament per aquest contracte.

Hores de bloc (recàrrega puntual)

Gorelo dedueix la mà d’obra d’un bloc d’hores que el client compra per avançat. La factureu una única vegada i no es renova.

Aneu a Settings > Billing > Block Hour Templates i creeu les vostres plantilles (per exemple, un bloc de 10 hores).
El preu inicial i el Block Balance és el que passa a la primera factura.

Secció	Ús
Warning Threshold	Determina a partir de quin percentatge d’hores restants apareix un bàner al client. Per exemple, 10 hores amb un llindar del 20% mostren el bàner al client quan queden 2 hores.
Overrun Threshold	Determina si es pot continuar facturant temps encara que quedin 0 hores. Per exemple, 10 hores amb un excés del 30% permeten facturar fins a 3 hores addicionals encara que quedin 0 hores. La següent recàrrega d’hores de bloc consumeix immediatament aquestes hores d’excés.
Covered Items	Definiu quina combinació de tipus de treball i rols de facturació cobreix automàticament el contracte.

Hores limitades (factura periòdica)

Gorelo limita la mà d’obra a un nombre específic d’hores i, després, factura qualsevol excés per hora. El límit es renova a l’inici de cada mes.

A la secció Allocated hours, definiu el màxim d’hores cobertes pel contracte.
Després especifiqueu com factura Gorelo les hores excedents (vegeu Per hora).

Sense mà d’obra

El contracte no inclou cap component de mà d’obra. Utilitzeu aquesta opció quan el contracte només cobreix productes o quotes recurrents.

Tant Block hours com No labor admeten els camps addicionals del contracte:

Tax Rate
Tax Code
Chart of Accounts (COA) quan es sincronitza amb Xero o QuickBooks Online

Exemples de casos d’ús

La taula següent conté els elements facturables que millor s’adapten a la configuració:

Configuració del contracte	Elements
Assigneu un saldo de temps una vegada i deduïu les hores	Hores de bloc Tarifes de mà d’obra
Factureu un import fix cada mes independentment de les hores dedicades	Producte recurrent
Factureu estrictament per hores, sense cap producte	Tarifes de mà d’obra
Assigneu una franja de temps fixa i, un cop superada, factureu per hores	Hores limitades Tarifes de mà d’obra

Cobrar

Automatitzar la facturació recurrent

Seccions del contracte

Exemples de creació de factures

Exemples de venciment de factura

Hores il·limitades

Per hora

Hores de bloc (recàrrega puntual)

Hores limitades (factura periòdica)

Sense mà d’obra

Exemples de casos d’ús

​Seccions del contracte

​Exemples de creació de factures

​Exemples de venciment de factura

​Hores il·limitades

​Per hora

​Hores de bloc (recàrrega puntual)

​Hores limitades (factura periòdica)

​Sense mà d’obra

​Exemples de casos d’ús

Seccions del contracte

Exemples de creació de factures

Exemples de venciment de factura

Hores il·limitades

Per hora

Hores de bloc (recàrrega puntual)

Hores limitades (factura periòdica)

Sense mà d’obra

Exemples de casos d’ús