Aperçu des contrats - Gorelo Documentation

Les contrats sont utilisés pour facturer la main-d’œuvre et les produits de façon récurrente. Un contrat comporte trois sections qui doivent être configurées : Facturation, Main-d’œuvre et Produits.

Sections du contrat

Facturation
Main-d'œuvre
Produits

C’est ici que vous définissez tout ce qui touche à la facturation.

Section	Utilisation
Date de début	La couverture du contrat commencera à cette date.
Période de répétition	La couverture du contrat et la création de factures se répéteront selon cette fréquence (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle).
Date de fin	La couverture du contrat se terminera à cette date et ne créera plus de factures (facultatif).
Création de factures (jours avant)	La facture sera créée à la date de début et chaque mois selon la période de répétition (lorsque réglé sur 0).
Échéance de la facture (jours après)	La facture sera due le jour où la facture est générée lorsque réglé sur 0.
Modèle de facture	Le PDF de la facture sera créé selon cette sélection. Allez à Paramètres —> Facturation —> Modèle de facture pour créer et personnaliser.
Modèle de courriel de facture	Le courriel de facture envoyé aux contacts sélectionnés sera basé sur cette sélection. Allez à Paramètres —> Courriel —> Paramètres et modifiez votre adresse courriel de facture. Vous pouvez ensuite créer et personnaliser via l’onglet Gestion des modèles de courriel.
Thème de personnalisation Xero (uniquement pour Xero)	Spécifiez le thème de personnalisation utilisé dans Xero — cela permet les paiements automatiques via des fournisseurs tiers, par exemple Payrix, Pinch.
Référence	Le nom de la facture — des champs de modèle peuvent être utilisés ici, comme billingmonth, contractgroupname et locationname.
Approuver et envoyer automatiquement	Le contrat créera une facture en brouillon lorsque cette option est désactivée (par défaut). Activez cette option et sélectionnez des contacts pour que le contrat crée automatiquement la facture, l’envoie au contact et la synchronise avec Xero/QBO.

Exemples de création de factures

Exemple 1 : Date de début du 1er janvier 2025 avec une période de répétition mensuelle et création de facture 0 jour avant — la deuxième période de couverture commencerait le 1er février 2025 et la facture serait générée le 1er février 2025.
Exemple 2 : Date de début du 1er janvier 2025 avec une période de répétition mensuelle et création de facture 7 jours avant — la deuxième période de couverture commencerait le 1er février 2025 et la facture serait générée le 25 janvier 2025.

Exemples d’échéance de facture

Exemple 1 : Date de début du 1er janvier 2025 avec une période de répétition mensuelle, création de facture 0 jour avant et échéance 0 jour après — la deuxième période de couverture commencerait le 1er février 2025, la facture serait générée le 1er février 2025 et serait due le 1er février 2025.
Exemple 2 : Date de début du 1er janvier 2025 avec une période de répétition mensuelle, création de facture 0 jour avant et échéance 7 jours après — la deuxième période de couverture commencerait le 1er février 2025, la facture serait générée le 1er février 2025 et serait due le 8 février 2025.
Exemple 3 : Date de début du 1er janvier 2025 avec une période de répétition mensuelle, création de facture 7 jours avant et échéance 7 jours après — la deuxième période de couverture commencerait le 1er février 2025, la facture serait générée le 25 janvier 2025 et serait due le 1er février 2025.

C’est ici que vous choisissez le type de main-d’œuvre et configurez son fonctionnement.

Heures illimitées

La main-d’œuvre est totalement sans plafond (type buffet à volonté).

Approuver automatiquement approuvera automatiquement toutes les entrées de temps, en supposant que le rapport de rentabilité du contrat sera utilisé pour surveiller la santé du contrat.
Les éléments couverts définissent quelle combinaison de types de travail et de rôles de facturation sera automatiquement couverte par le contrat.
- Exemple 1 : Support à distance effectué par un technicien serait couvert ✅.
- Exemple 2 : Sur site (Hors heures) effectué par un technicien ne serait pas couvert et serait plutôt facturé selon les taux horaires par défaut ou un contrat alternatif ❌.

Par heure

La main-d’œuvre est facturée aux taux spécifiés.

Taux	Utilisation
Utiliser les taux horaires par défaut	Vous permet d’utiliser les taux par défaut tout en vous donnant l’option de choisir quelles combinaisons de type de travail et de rôle de facturation sont automatiquement couvertes par ce contrat.
Utiliser un taux horaire fixe	Vous permet de définir un taux fixe qui remplacera toutes les combinaisons sélectionnées de type de travail et de rôle de facturation.
Utiliser des taux horaires personnalisés	Vous permet de remplacer individuellement les types de travail et les rôles de facturation, et de choisir lesquelles combinaisons sont automatiquement couvertes par ce contrat.

Bloc d’heures (recharge unique)

La main-d’œuvre est déduite d’un bloc d’heures acheté à l’avance. Vous facturez une fois et il ne se renouvelle pas.

Allez à Paramètres > Facturation > Modèles de bloc d’heures et créez vos modèles (par exemple, un bloc de 10 heures).
Le prix initial et le solde du bloc sont ce qui figure sur la première facture.

Section	Utilisation
Seuil d’avertissement	Détermine à quel pourcentage d’heures restantes une bannière client apparaîtra. Par exemple, 10 heures avec un seuil de 20 % feraient apparaître la bannière client lorsqu’il reste 2 heures.
Seuil de dépassement	Détermine si du temps peut encore être facturé même s’il reste 0 heure. Par exemple : 10 heures avec un dépassement de 30 % permettraient de facturer jusqu’à 3 heures même s’il reste 0 heure. La prochaine recharge de bloc d’heures consommerait immédiatement ces heures de dépassement.
Éléments couverts	Définissent quelle combinaison de type de travail et de rôles de facturation sera automatiquement couverte par le contrat.

Heures limitées (facture récurrente)

La main-d’œuvre est plafonnée à un nombre d’heures spécifique, puis facturée à l’heure une fois ce plafond dépassé. Cela se renouvelle au début de chaque mois.

La section Heures allouées est là où vous définissez le maximum d’heures couvertes par le contrat.
Vous spécifiez ensuite comment les heures en surplus seront facturées (voir « Par heure »).

Aucune main-d’œuvre

La main-d’œuvre est plafonnée à un nombre d’heures spécifique, puis facturée à l’heure une fois ce plafond dépassé.

La section Heures allouées est là où vous définissez le maximum d’heures couvertes par le contrat.
Vous spécifiez ensuite comment les heures en surplus seront facturées (voir « Par heure »).

Exemples de cas d’utilisation

Le tableau suivant contient les éléments facturables qui correspondent le mieux à la configuration :

Configuration du contrat	Éléments
Vous allouez un solde de temps une seule fois et déduisez les heures	Bloc d’heures Taux horaires
Vous facturez un montant fixe chaque mois, peu importe les heures passées	Produit récurrent
Vous facturez strictement selon les heures, sans aucun produit	Taux horaires

Comment puis-je facturer un montant fixe peu importe les heures?

Pour facturer un montant fixe sans suivre les heures, envisagez de configurer un produit récurrent.

​Sections du contrat

​Exemples de création de factures

​Exemples d’échéance de facture

​Heures illimitées

​Par heure

​Bloc d’heures (recharge unique)

​Heures limitées (facture récurrente)

​Aucune main-d’œuvre

​Exemples de cas d’utilisation