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Gorelo 中的任何联系人都可以使用其联系人记录上的电子邮件地址登录客户门户。无需另外设置门户账户或许可证。每个联系人能看到的内容取决于你应用的联系人标签以及你与他们共享的项目。

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开始之前

创建联系人时，Gorelo 不会发送欢迎或邀请邮件。要让联系人使用门户，你需要：
1

创建联系人

确保此人已作为联系人存在，并具有 Primary Email 和正确的 Client。要手动添加联系人，请参阅将联系人分配给客户。要一次添加多个联系人，可以导入 CSV 文件、通过 CIPP 同步已授权的 Microsoft 365 用户，或使用 Gorelo API。
2

分享你的门户 URL

在 Settings > Portal 中找到你的门户地址。请自行将此 URL 发送给你的客户，例如通过入职邮件、工单回复或电子邮件签名。
3

联系人登录

在登录页面上，联系人可以选择 Microsoft 365 单点登录（SSO），或输入其电子邮件地址以接收魔法链接。他们使用的电子邮件必须与其联系人记录上的 Primary Email 一致。
门户仅通过电子邮件地址识别联系人。如果某人使用不在任何联系人记录上的地址登录，将不会收到魔法链接，门户也不会显示任何数据。

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联系人默认可以看到的内容

没有任何门户标签的新联系人可以：
  • 提交新工单。
  • 查看他们作为请求者的工单，或他们被添加为抄送、第三方或审批联系人的工单。
  • 查看这些工单的工单摘要报告。
  • 下载你的 Quick Connect 远程支持工具。
  • 打开你为其客户或所有客户发布到门户的文档，并填写相应的表单。
这一默认级别适合大多数只需提交和跟进自己工单的终端用户。

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为每个联系人选择合适的访问权限

使用下表决定要授予哪些权限。标签按联系人应用，因此你可以为经理提供完全可见性，而其他员工保持默认视图。

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为联系人添加门户标签

  1. 打开联系人列表并选择该联系人。
  2. 在 Contact Tags 中，选择一个或多个门户标签。
  3. 保存联系人。
显示 Portal - All Assets、Portal - All Invoices 和 Portal - All Tickets 标签的 Contact Tags 菜单
这些标签提供以下访问权限：
  • Portal - All Tickets： 联系人可以看到属于其客户的每个工单。工单摘要报告也会涵盖该客户的所有工单。
  • Portal - All Assets： 联系人可以看到其客户的资产摘要报告，包括设备健康状况和保修信息。
  • Portal - All Invoices： 联系人可以看到该客户过去三个月内已批准和已支付的发票。如果没有此标签，发票部分将保持隐藏，即使是账单联系人也是如此。

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在发票上显示剩余工时

对于签订了限时或块状工时合同的客户，你可以在门户的发票列表中显示其剩余工时。
  1. 打开合同。
  2. 在 Labor 部分，开启 Show in Client Portal。
  3. 保存合同。
合同的 Labor 部分，Limited Hours 合同类型旁显示 Show in Client Portal 开关
之后，带有 Portal - All Invoices 标签的联系人就可以在发票列表中看到剩余工时。

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共享项目

项目需要逐个共享。将联系人添加到他们需要跟进的每个项目中。
  1. 打开项目。
  2. 在右侧的项目详情中，在 Shared with 中选择该联系人。
  3. 保存项目。
突出显示 Shared with 字段的项目详情面板
现在，联系人可以在门户中跟进项目的进度和任务。

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发布表单

  1. 打开 Forms 并选择表单。
  2. 选择 Settings 选项卡。
  3. （可选）选择一个 Client，将表单限制为仅该客户的联系人可见。
  4. 选择 Allow In Portal，然后点击 Save Changes。
突出显示 Client 字段和 Allow In Portal 选项的表单 Settings 选项卡
如果将 Client 留空，门户中的每个联系人都能看到该表单。有关更多详细信息，请参阅发布表单。

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发布文档

  1. 打开文档。
  2. 点击三点菜单。
  3. 开启 Publish to Portal。
突出显示 Publish to Portal 开关的文档三点菜单
归档在特定客户下的文档仅对该客户的联系人可见。归档在你自己组织下的文档对门户中的所有联系人可见。
要与非联系人共享单个文档，请改为开启 Public Link。任何拥有该链接的人都无需登录即可打开它。

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访问设置示例

角色门户标签其他设置
只提交工单的员工无无。他们可以提交工单并跟进自己参与的工单。
负责监督所有 IT 请求的办公室经理
  • Portal - All Tickets
  • Portal - All Assets（可选）
如果他们还需要跟踪设备和保修，请添加 Portal - All Assets。
财务联系人
  • Portal - All Invoices
对于块状或限时工时合同，请在合同上开启 Show in Client Portal。
共同管理或内部 IT 负责人
  • Portal - All Tickets
  • Portal - All Assets
  • Portal - All Invoices
共享相关项目。如果他们需要直接在 Gorelo 中工作，则需要共同管理席位，而不是门户访问权限。

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故障排除

Gorelo 不会发送欢迎或邀请邮件。请自行将门户 URL 发送给联系人。他们可以使用 SSO 登录，或在登录页面上请求魔法链接。
请检查此人输入的电子邮件地址是否与其联系人记录上的 Primary Email 完全一致。如果该地址没有对应的联系人，Gorelo 不会发送链接。另外，请让他们检查垃圾邮件或隔离文件夹。
这通常意味着他们登录所用的地址不属于任何联系人。当使用 Microsoft 365 SSO 且此人的登录地址与其联系人记录上的电子邮件不同时，这种情况很常见。请将该地址添加到联系人，或创建该联系人，然后让他们重新登录。
请确认该联系人属于正确的客户，并具有相应的门户标签。例如，没有 Portal - All Tickets 的联系人只能看到自己参与的工单。没有 Portal - All Invoices，发票部分将不会显示。
门户按照联系人浏览器或操作系统的时区显示时间，而不是联系人记录上的时区。请让联系人检查其设备的时区设置。

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联系人的工作原理

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