授予聯絡人客戶入口網站存取權

Gorelo 中的任何聯絡人都可以使用其聯絡人紀錄上的電子郵件地址登入客戶入口網站。無需另外設定入口網站帳戶或授權。每位聯絡人可以看到的內容，取決於你套用的聯絡人標籤以及你與他們分享的項目。

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開始之前

建立聯絡人時，Gorelo 不會寄送歡迎或邀請電子郵件。若要讓聯絡人使用入口網站，你需要：

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聯絡人預設可以看到的內容

沒有任何入口網站標籤的新聯絡人可以：

• 提交新工單。
• 檢視自己為請求者，或被新增為 Cc、第三方或核准聯絡人的工單。
• 檢視這些工單的工單摘要報表。
• 下載你的 Quick Connect 遠端支援工具。
• 開啟你已發佈至入口網站（針對其客戶或所有客戶）的文件並填寫表單。

此預設層級適合大多數只需要提出並追蹤自己工單的終端使用者。

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為每位聯絡人選擇合適的存取權

請使用下表決定要授予哪些權限。標籤是依聯絡人套用的，因此你可以讓主管擁有完整可見度，而其他員工維持預設檢視。

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為聯絡人新增入口網站標籤

1. 開啟聯絡人清單並選取聯絡人。
2. 在 Contact Tags 中，選取一或多個入口網站標籤。
3. 儲存聯絡人。

各標籤提供以下存取權：

• Portal - All Tickets： 聯絡人可以看到屬於其客戶的每張工單。工單摘要報表也會涵蓋該客戶的所有工單。
• Portal - All Assets： 聯絡人可以看到其客戶的資產摘要報表，包括裝置健康狀態與保固資訊。
• Portal - All Invoices： 聯絡人可以看到該客戶過去三個月內已核准及已付款的發票。若沒有此標籤，即使是帳務聯絡人，發票區段也會保持隱藏。

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在發票上顯示剩餘工時

對於採用限時或包時合約的客戶，你可以在入口網站的發票清單上顯示他們的剩餘工時。

1. 開啟合約。
2. 在 Labor 區段中，開啟 Show in Client Portal。
3. 儲存合約。

具有 Portal - All Invoices 標籤的聯絡人隨後即可在發票清單上看到剩餘工時。

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分享專案

專案需逐一分享。將聯絡人新增至每個他們需要追蹤的專案。

1. 開啟專案。
2. 在右側的專案詳細資料中，於 Shared with 選取聯絡人。
3. 儲存專案。

聯絡人現在可以在入口網站中追蹤專案的進度與任務。

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發佈表單

1. 開啟 Forms 並選取表單。
2. 選取 Settings 分頁。
3. 你也可以選取 Client，將表單限制為僅供該客戶的聯絡人使用。
4. 選取 Allow In Portal，然後點選 Save Changes。

如果你將 Client 留空，入口網站中的每位聯絡人都會看到該表單。如需更多詳細資訊，請參閱發佈表單。

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發佈文件

1. 開啟文件。
2. 點選三點選單。
3. 開啟 Publish to Portal。

歸檔於特定客戶下的文件，僅該客戶的聯絡人可以看到。歸檔於你自己組織下的文件，入口網站中的所有聯絡人都可以看到。

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存取設定範例

角色	入口網站標籤	其他設定
只提出工單的員工	無	無。他們可以提交工單並追蹤自己參與的工單。
負責督導所有 IT 請求的辦公室經理	Portal - All Tickets Portal - All Assets（選用）	如果他們也需追蹤裝置與保固，請新增 Portal - All Assets。
財務聯絡人	Portal - All Invoices	對於包時或限時合約，請在合約上開啟 Show in Client Portal。
共同管理或內部 IT 負責人	Portal - All Tickets Portal - All Assets Portal - All Invoices	分享相關專案。如果他們需要直接在 Gorelo 內工作，則需要共同管理席位，而非入口網站存取權。

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疑難排解

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